Grundlagen der Besuchermanagement-Software
Kernfunktionen und Möglichkeiten
Für moderne Unternehmenssicherheit und Empfangsstrategien, nutzen die Firmen Besuchermanagement-Software (VMS). Sie ist ein integraler Bestandteil eines modernen Unternehmens und wird genutzt, um den Besuchsprozess zu optimieren und zu digitalisieren. Mit diesen Methoden der Besucherverwaltung können Sie die folgenden Funktionen nutzen: Self-Service-Check-in und die Integration von Sicherheitsrichtlinien, Drucken von temporären und permanenten Ausweisen für einen bestimmten Ort, Versenden von Benachrichtigungen und Überwachen von Besucherprotokollen.
Arten von Besuchermanagement-Systemen
Sie haben drei Optionen: Cloud, On-Premise-Systeme und Hybrid. Welche davon ist Ihrer Meinung nach für Sie am besten geeignet, wenn man die Besonderheiten Ihres Unternehmens berücksichtigt?
Wenn Sie zum Beispiel die Cloud nutzen, kostet das im Vergleich zu anderen Optionen nicht viel. Außerdem wird sich diese Option als äußerst vorteilhaft für Sie erweisen, wenn Sie sich dem Wachstum und der Entwicklung Ihres Unternehmens verschrieben haben und bald einen umfangreicheren Speicherplatz für Ihre Geschäftsdaten benötigen werden.
Die zweite Option, On-Premise-Systeme, ist jedoch für ihre hervorragenden Eigenschaften wie hohe Sicherheit und die Platzierung und Integration direkt in Ihren Räumlichkeiten bekannt.
Wahrscheinlich ist die dritte Option – ein hybrider Ansatz – für Sie am optimalsten und kombiniert das Beste aus beiden Optionen.
Vorteile für Unternehmen verschiedener Größen
Betrachten wir die Auswirkungen der Neuerungen auf die einzelnen Unternehmenstypen. Für Start-ups und kleine Unternehmen wird sie dazu beitragen, die Datensicherheit zu erhöhen und den Empfang und die Bedienung von Besuchern zu optimieren. Für mittelgroße und vor allem große Unternehmen hingegen wird sie dazu beitragen, große Besucherströme effizient zu bewältigen, ohne die Qualität der Datenverarbeitung und den Datenschutz zu beeinträchtigen.
Zukunftstrends in der Integration
Was kommt in der Zukunft auf uns zu? Ausgehend von den Trends, die sich in den Bereichen abzeichnen, in denen die neuesten technischen Technologien am häufigsten eingesetzt werden, sind bereits jetzt die Voraussetzungen für die Technologien gegeben, die den Unternehmen in Zukunft helfen werden. Wir werden also jetzt herausfinden, was die Integration in den kommenden Jahren erleichtern wird.
KI und Big Data Analyse
Die erste ist die Vorhersage und Analyse von Big Data durch künstliche Intelligenz. Schon in den Anfängen der künstlichen Intelligenz war klar, dass diese Technologie einen bedeutenden Durchbruch in allen Bereichen des menschlichen Handelns einläuten würde, vergleichbar nur mit der industriellen Revolution. Die KI wird in der Lage sein, auf der Grundlage früherer Erfahrungen den Zustrom von Besuchern oder den Zeitpunkt, zu dem die Besucherzahlen zurückgehen werden, sowie etwaige ungewöhnliche Verhaltensweisen in Abhängigkeit von Zeitzyklen und anderen Merkmalen vorherzusagen.
Intelligentes Zuhause
Sie können Besucher Managementsysteme in moderne intelligente Häuser einfügen, um die Besucher Erfahrungen zu verbessern. Smart-Home-Sensoren und -Kameras erleichtern die Besucherverwaltung. Auf Wunsch können Sie Videokameras anschließen und überwachen, wer das Gebäude besucht. Sie können auch Einstellungen vornehmen, die es Ihnen ermöglichen, das Licht einzuschalten und die Klimatisierung an den Orten anzupassen, an denen sich der Gast aufhält. Darüber hinaus können Gäste auf ihren Mobilgeräten Benachrichtigungen mit für die Navigation notwendigen Informationen erhalten.
Mobile Geräte
Mit Hilfe von mobilen Endgeräten können sich Besucher einfach einchecken und benachrichtigen lassen. Vergessen Sie außerdem nicht die Möglichkeit, Push-Benachrichtigungen zu versenden, z. B. wenn ein Standort in Echtzeit erreicht wird.
Integrationsstrategien und Best Practices
Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen
Für eine erfolgreiche Integration eines Besuchermanagement-Systems, müssen Sie für eine detaillierte Planung und sorgfältige Umsetzung sorgen. Wie Sie wissen, werden solche Systeme mit bestehenden Systemen wie Zugangskontrollsystemen, CRM-Plattformen und Kalenderanwendungen integriert, so dass es von entscheidender Bedeutung ist, diese in einer qualitativ hochwertigen Weise zu integrieren, die einen reibungslosen Datenfluss ohne jegliche Verzerrungen oder das Risiko von Datenverlusten gewährleistet.
Zu den besten Praktiken für solche Zwecke gehört die Arbeit mit Sicherheits-APIs und standardisierten Protokollen, die zur Optimierung der Zusammenarbeit beitragen und auch die Integrationsprozesse mit bereits etablierten Systemen vereinfachen werden.
Cloud-basierte vs. On-Premise-Lösungen
Die derzeit beliebtesten Technologien sind Cloud- oder On-Premise-Lösungen. Es kann vorkommen, dass Sie sich für eine dritte Option entscheiden – eine hybride Lösung. Diese Option kombiniert den einfachen Zugriff auf Daten von jedem Ort aus, für den die erste Option bekannt ist, mit hoher Sicherheit, die in der Regel das Vorrecht der zweiten Option ist.
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit
Das von Ihnen verwendete System muss darauf vorbereitet sein, dass die Anforderungen steigen und möglicherweise mehr Benutzer und damit mehr Informationen verarbeitet werden. Dieses Wachstum sollte reibungslos erfolgen, ohne Informationsverluste und Verzögerungen.
Prozessoptimierung durch integrierte Lösungen
Automatisierung von Besucherregistrierung und -benachrichtigung
Wenn Sie beispielsweise eine automatisierte Registrierung für Ihre Gäste, Besucher und Kunden einführen, werden Sie nicht mehr so viel Personal benötigen. Da weniger Personal eingesetzt wird, sinken auch Ihre Kosten für deren Unterhaltung. Durch die maschinelle Verarbeitung und Dateneingabe wird zudem das Risiko menschlicher Fehler verringert, und Sie können sicherstellen, dass alle Ihre Daten korrekt eingegeben sind.
Verbesserung der Besuchererfahrung
Dank des Besuchermanagementsystems steigt die Zufriedenheit der Gäste mit dem angebotenen Service. Ihnen gefällt die personalisierte Behandlung, Push-Benachrichtigungen und E-Mail-Nachrichten, die persönlich an Sie gerichtet sind. Außerdem besteht die Möglichkeit des Selbstbedienungs durch Kioske, was den Bedarf an Personal reduziert.
Effizienzsteigerung in der Unternehmenskommunikation
Für die Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens bringen neue Technologien ebenfalls erhebliche Verbesserungen in ihrer Arbeit. Kollegen können wichtige Informationen austauschen, Besuchszeiten gemäß dem Kalender abstimmen und auch die Gäste überwachen, die sich im Unternehmen aufhalten.